Як написати як Like

Електронна пошта - це одна з тих речей, які починалися як зручна функція, але швидко стали чимось страшним. Я знаю, що коли у мене є сотні непрочитаних листів, моя кишка швидко занурюється в глибоку порожнечу, і я ігнорую ці листи ще довше. Але, можливо, якби ми прийняли поради і рекомендації професіоналів електронної пошти, ми б не розглядали нашу поштову скриньку як перешкоду.

Існує безліч факторів, що впливають на ефективність роботи з електронною поштою - не тільки написання електронних листів, а й налаштування вхідних повідомлень, управління електронними листами, знання того, коли перевіряти електронну пошту, і багато іншого. Підвищення ефективності електронної пошти означає підвищення продуктивності, а це в кінцевому підсумку означає, що все робиться за менший час. Це саме те, що ми хочемо.


Примітка. Один з аспектів того, щоб бути професіоналом в електронній пошті, - це бути в безпеці. Прочитайте ці 7 важливих порад з безпеки електронної пошти. 7 важливих порад з безпеки електронної перш ніж почати тут. Втрата доступу до вашого облікового запису електронної пошти може бути надзвичайно шкідливою.

Розклад «Перевірка електронної пошти» Час

Одна з найбільших помилок користувачів, які мають надзвичайно активні поштові скриньки, полягає в тому, що вони залишають свої Gmail, Thunderbird або Postbox відкритими 24/7 і працюють у фоновому режимі. Ще однією помилкою є використання надбудов або функцій повідомлень, які попереджатимуть вас у момент надходження електронного листа, незалежно від того, наскільки тривіальним він може бути.

Незаперечний факт: часта перевірка ваших листів означає, що ви не можете присвятити себе іншому завданню. Незаперечний факт: якщо вам коли-небудь вдасться створити фокус, повідомлення зламають його в одну мить.

Тому ви повинні розглядати свою поштову скриньку як діяльність, як і будь-який інший. Не дозволяйте цьому бути завжди включеним аспектом вашого життя. Замість цього заплануйте інтервали часу - можливо, один раз на день, може бути, три рази на день, - коли ви перевіряєте вхідні повідомлення, робите все, що вам потрібно, а потім закриваєте його. Щоб позбутися звички, може знадобитися деякий час, але, повірте мені, ваша продуктивність буде стрімко зростати.

Усунути надлишок

Найперше, що ви повинні зробити при відкритті своєї поштової скриньки, - це швидко переглянути її і видалити всі листи, які не здаються важливими. Думайте про себе як про скульптора з величезним блоком свіжого мармуру. Перед тим, як почати справжню роботу, вам потрібно зламати широкими мазками і позбутися зайвого.

Уявіть собі, що ви зареєструвалися і знайшли 350 листів, які очікують відповіді. Все це займає п'ять хвилин - так, правда! - переглянути і встановити прапорці поруч з повідомленнями, які не мають значення. Коли ви пройшли через все це, натисніть «Видалити», щоб стерти всі перевірені електронні листи. Тепер вам потрібно відповісти тільки на 50, і це великий психологічний імпульс.


Читати і відповісти негайно

Ви часто відкриваєте електронну пошту, бачите, що вам потрібно щось зробити, але залишити це на інший день? Це може бути ризикованою звичкою. Що якщо ви забудете про це? Що, якщо ви втратите лист якось? Що якщо вам потрібно відповісти раніше, ніж ви думаєте?

Краще зробити все це негайно. Це запобігає накопиченню думок «Я все ще повинен відповісти на цей лист», які будуть дратувати вас, поки ви, нарешті, не дійдете до цього. Це зменшує ймовірність того, що ви забудете про важливий електронний лист. Це робить ваших клієнтів, друзів і ділових контактів щасливими, тому що ви відповідаєте з такою пунктуальністю. В якості бонусу у вас буде велике навантаження з розуму.

З чистою і порожньою текою «Вхідні», яка не захаращена повідомленнями, на які потрібно повертатися, ви можете легко реалізувати більш ранню точку перевірки електронної пошти тільки в запланований час. Якщо ви дійсно не хочете читати і відповідати відразу, то, принаймні, зазирніть в аддон нагадування електронною поштою.

Консервовані відповіді

Консервовані відповіді - це дивовижна функція, яка стала стандартом у всіх провідних поштових службах і клієнтах. По суті, стандартна відповідь - це шаблонна відповідь, яку ви можете створити заздалегідь і використовувати одним клацанням миші. Це чудово, коли ви друкуєте одну і ту ж відповідь знову і знову, наприклад, коли люди часто відправляють питання з певної теми.

Ви можете увімкнути Консервовані відповіді в Gmail, перемкнувши його в розділі «Параметри» у налаштуваннях. Яара написав навчальне повідомлення про те, як почати роботу з консервованими відповідями в Gmail.

Тримайте це коротко

Найкращий спосіб скоротити час, який забирає у вас електронна пошта: витрачати менше часу на написання відповідей. Звичайно, не жертвуйте належним діловим або особистим етикетом, написавши короткі відповіді, але вам також не потрібно писати 5-10 абзаців за кожен надісланий вами електронний лист. Електронна пошта менш формальна, ніж традиційні листи!

Визначте основне повідомлення, яке ви хочете донести, потім спробуйте передати його одержувачу не більше ніж в один-три абзаци. Ви знаєте, як ви відчуваєте такий важкий час, пробираючись через так багато електронних листів? Ну, одержувач, ймовірно, стикається з тією ж проблемою. Скорочення ваших листів не тільки економить ваш час, але й економить їх час, і вони будуть вдячні за це.


Використовуйте фільтри для організації

Використання потужних фільтрів може революціонізувати ваш робочий процес електронної пошти. По суті, фільтр переглядає кожен вхідний електронний лист і, якщо він відповідає критеріям фільтра, виконує над ним дію. Це може бути переміщення електронної пошти в певну теку або встановлення певної мітки. Критерії фільтра можуть включати інформацію про те, хто є відправником, тема листа, зміст тіла тощо.

Фільтри - це фантастичний спосіб зберегти вашу поштову скриньку організованим. Чи отримуєте ви багато новинних розсилок від роздрібних мереж, повідомлень із соціальних мереж або електронних рахунків? Фільтри можуть зберігати ці електронні листи окремо від вашої теки «Вхідні», що значно зменшує кількість листів, які вам потрібно переглянути. Крім того, менше шансів, що ви випадково видалите один з них.

Прочитайте статтю Крейга про те, як налаштувати і використовувати фільтри Gmail. розставити.

Вивід

Електронна пошта - це проста технологія, але існують просунуті способи її вирішення. Найважливіше в роботі з електронною поштою - це визначити, на що витрачається велика частина вашого часу, і знайти способи скоротити цей час. Сподіваємося, що поради, викладені вище, і ще кілька порад щодо ефективності роботи з електронною поштою більш ефективно надсилати електронні листи ми говорили раніше, допоможе вам побачити, де ваш час тоне і як боротися з цією неефективністю.

А що щодо тебе? Чи є у вас якісь прийоми або процедури, які ви використовуєте, щоб максимізувати продуктивність вашої електронної пошти? Будь ласка, поділіться ними в коментарях!


COM_SPPAGEBUILDER_NO_ITEMS_FOUND